La Déclaration Sociale Nominative, ou DSN, généralisée depuis le 1er janvier 2019, est une formalité obligatoire pour toutes les entreprises employant des salariés en France. Auparavant, les entreprises devaient envoyer une déclaration (DADS-U) chaque année aux différents organismes sociaux (Pôle emploi, CPAM, Urssaf, etc).
Désormais, cette démarche se fait une fois par mois sous la forme d’une déclaration unique, adressée directement à tous les organismes sociaux. Cette déclaration comporte l’ensemble des informations concernant vos salariés, nécessaires au traitement de leurs droits sociaux.
Que devons-nous déclarer avec la DSN ?
Deux types d’informations transitent via la DSN :
– Les déclarations de cotisations sociales issues des rémunérations : ces données sont saisies une fois par mois après avoir généré les bulletins de paye.
– L’enregistrement d’évènements exceptionnels : accident de travail, arrêt maladie, congé maternité, fin de contrat, etc).
Le flux DSN doit comporter les informations suivantes afin d’éviter un rejet :
– Le montant des salaires versés et les cotisations indiquées sur les bulletins de salaire
– Le numéro SIRET de votre entreprise
– Les références des contrats de mutuelle, de prévoyance et de retraite complémentaire :
Nous attirons votre attention sur ce point : il est fréquent que les sociétés d’assurance aient des difficultés pour retrouver vos déclarations suite à des erreurs de saisies sur vos références contrat. Une double vérification est utile pour vous éviter des démarches supplémentaires inutiles et un retard de traitement.
– Le numéro de sécurité sociale de vos salariés
Quand faire votre déclaration via la DSN ?
Si votre structure emploie moins de 50 salariés, il convient de faire votre enregistrement avant le 15 du mois qui suit le versement de la paye. Au-delà de 50 salariés, il est nécessaire de faire la déclaration avant le 5 du mois.
S’il s’agit d’une déclaration à faire après un évènement, vous avez 5 jours pour faire la démarche.
Comment réaliser vos DSN ?
Si votre entreprise est soumise au régime général :
1. Créez votre compte chez Net Entreprises
2. Effectuez votre déclaration mensuelle :
– Soit en ligne sur le site de Net Entreprises, via un dépôt de fichier
– Soit directement depuis votre outil de gestion de paye, à norme Néodes, s’il a bien été configuré préalablement. Chaque année, il est nécessaire d’enregistrer dans votre logiciel de paie les informations venant des Fiches de Paramétrage de vos Organismes Complémentaires (FPOC).
Si votre entreprise est soumise au régime agricole :
La démarche s’effectuera sur le site de la Mutualité sociale agricole (MSA).
…Et ensuite ?
Une fois les données envoyées via la DSN, elles sont contrôlées puis transmises aux organismes sociaux. Vous recevrez alors soit un certificat de conformité si la DSN est validée ou un bilan d’anomalie si la DSN est refusée.
La DSN a été mise en place avec plusieurs objectifs :
– Faire gagner du temps aux services RH et aux organismes sociaux,
– Eviter les erreurs de saisies manuelles,
– Lutter contre les fraudes,
– Faciliter l’accès aux prestations sociales.
Le recours à la DSN est obligatoire, et soumis à des pénalités pouvant aller jusqu’à 750 € par mois. Toutefois, certaines entreprises ne peuvent pas ou font le choix de ne pas passer par la DSN. Dans ce cas, il convient de s’inscrire au service de titre emploi service entreprise (Tese) qui se chargera de faire la déclaration. Ce service gratuit permet aux entreprises de faire leurs déclarations en ligne (cf guide téléchargeable).